Le dossier individuel de l'agent
La collectivité a pour obligation de tenir pour chaque agent (titulaire/stagiaire et contractuel) un dossier individuel (articles L137-1 à L137-4 du code général de la fonction publique)
Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces relatives à la situation administrative du fonctionnaire.
Que doit comprendre le dossier ?
- arrêté de nomination
- arrêté de titularisation
- arrêté(s) d'avancement d'échelon et de grade
- arrêté(s) de mise en congé de maladie, disponibilité, ...
- fiches de notation et compte-rendus d'entretien professionnel
- arrêté(s) de changement d'affiliation ou de mutation
- arrêté(s) relatif aux sanctions disciplinaires
- document(s) relatif(s) à la formation des agents (formation initiale, attestation de stage dans le cadre de la formation continue)
- arrêté de radiation des cadres
- pièces obligatoires relatives au recrutement
- certificat médical d'aptitude à l'emploi
- les pièces d'état civil et militaires
- des pièces faisant état des opinions ou des activités syndicales, religieuses, philosophiques de l'agent
- le dossier médical (résultats d'expertise, examen, diagnostic,...)
Composition du dossier
Toutes les pièces composant le dossier doivent être numérotées par ordre d'introduction au dossier.Ce dernier peut être divisé en plusieurs parties (cf. : circulaire FP/3 n° 1821 du 20 octobre 1993)
- le dossier de carrière : il comprend la correspondance de l'agent et double de la correspondance qui lui a été adressée, les pièces originales fournies par l'agent, les feuilles de notes et appréciations, les copies des décisions individuelles le concernant
- le dossier administratif : il comprend les mêmes pièces énumérées ci-dessus, les originaux, des décisions individuelles d'administration courante (reprise du travail, état de frais,...)
- le dossier comptable : il comprend le paiement de l'agent et sert au calcul de la retraite
- le dossier pension : il comprend le dernier arrêté de promotion, la demande d'admission à la retraite, la décision de radiation des effectifs, la fiche historique de l'agent et les pièces relatives à l'Etat civil de l'agent
- le dossier accident ou maladie professionnelle : il comprend le(s) avis d'arrêt de maladie, le(s) avis d'accident du travail, le(s) avis du Comité Médical
Quelque soit la manière dont est tenu le dossier, toutes les pièces doivent être numérotées et un bordereau récapitulatif reprend l'ordre chronologique de toutes les pièces.
Cas particulier des sanctions disciplinaires
Les articles L533-5 et L533-6 du code général de la fonction publique prévoient, sous certains conditions la disparition de la mention des sanctions disciplinaires.
Sanction du 1er groupe :
- l'avertissement n'est pas inscrit au dossier
- Les autres sanctions disciplinaires sont inscrites au dossier de l'agent.
- Le blâme et l'exclusion temporaire de fonction sont effacés automatiquement au bout de trois ans, si aucune sanction n'est intervenue pendant cette période.
Sanctions disciplinaires des 2ème et 3ème groupe :
L'article 31-III de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique introduit la possibilité pour le fonctionnaire, qui a fait l’objet d’une sanction des 2ème et 3ème groupe, de demander à l’autorité investie du pouvoir disciplinaire de supprimer toutes les mentions relatives à la sanction dans son dossier administratif, et cela après dix années de services effectifs à compter de la date de la sanction. Un refus ne pourra lui être opposé qu’à condition qu’une autre sanction soit intervenue au cours de cette période
Communication du dossier individuel
Tout agent a droit à la communication de son dossier notamment en cas de sanctions disciplinaires.
En règle générale, le dossier individuel de l'agent n'est pas une pièce communicable à un tiers sauf exceptions :
- en matière disciplinaire, il est prévu que l'agent peut se faire assister par un ou plusieurs conseils de son choix. Ces personnes ont donc droit, avec accord de l'agent, à la communication de son dossier
- Pour les commissions administratives paritaires, les représentants du personnel doivent recevoir communication de toutes pièces relatives à la situation des agents qu'ils sont chargés d'examiner. Donc, ils peuvent à priori consulter le dossier individuel de l'agent. Il est préférable qu'ils se munissent de l'accord de l'agent. De plus, il faut rappeler que, dans le cadre de leurs missions, ils sont tenus au secret professionnel
Archivage du dossier
La circulaire Archives Départementales 95-1 du 27 janvier 1995 du ministre de la culture donne un cadre général pour le traitement des dossiers de personnel des administrations publiques et propose des règles semblables à celles éditées dans la circulaire du 11 août 1993.
- A savoir cinq catégories de dossiers (voir composition du dossier)
- Chaque dossier a une durée d'utilité administrative à 90 ans à compter de la naissance.
- Cette durée est fixée à 10 ans après la date légale de retraite pour le dossier comptable. Le dossier pension prend fin avec la cessation du versement.
- Les documents doivent être détruits au terme de leur durée d'utilité administrative.