L'entretien Professionnel - Procédure
Pôle: Conseil statutaire - Gestion des carrières
Date: 19 juin 2015
Réf: Entretien professionnel - BH/AB
Textes de référence:
Préambule
L’entretien professionnel qui a été mis en place à titre expérimental pour les années 2010 à 2014 devient aujourd’hui pérenne.
A compter du 1er janvier 2015, l’entretien professionnel remplace définitivement le système de la notation.
Il est un outil de management, de dialogue. Il permet:
- aux agents d’avoir un temps consacré à des échanges et à leurs attentes vis-à-vis de leur hiérarchie,
- d’apprécier la valeur professionnelle des agents et de définir les objectifs des perspectives d’évolution pour l’année à venir.
Il sera fait également référence à l’entretien pour les avancements d’échelon, de grade et la promotion interne
L’entretien professionnel est ANNUEL.
Qui est concerné par ce système d’évaluation ?
- Les fonctionnaires relevant de tous les cadres d’emploi à temps complet ou à temps non complet.
- Le fonctionnaire mis à disposition (entretien effectué par le supérieur hiérarchique de la collectivité d’accueil qui est ensuite transmis à la collectivité d’origine) ;
- Les fonctionnaires détachés :
- de courte durée (6 mois) : Appréciation de l’autorité d’accueil transmis à l’autorité territoriale d’origine qui établit ensuite le compte - rendu.
- de longue durée : Entretien effectué par le supérieur hiérarchique direct de la structure d’accueil et compte - rendu transmis à la collectivité d’origine.
- Les fonctionnaires intercommunaux (même grade dans plusieurs collectivités) : l’entretien est effectué par la collectivité où l’agent accomplit le plus grand nombre d’heures, après avoir recueilli l’avis des autres supérieurs hiérarchiques.
Dans le cas où la durée hebdomadaire est identique, c’est la collectivité qui l’a recruté en premier qu i effectue l’entretien. - Les fonctionnaires pluricommunaux (grades différents dans la même ou plusieurs communes) : un entretien doit avoir lieu pour chacun des grades.
- Les agents contractuels sur un emploi permanent par contrat à durée indéterminée ou par contrat à durée déterminée d'une durée supérieure à un an.
- Sont exclus à ce jour du dispositif :
- les fonctionnaires stagiaires,
- les agents contractuels sur emploi non permanent
- les agents contractuels sur emploi permanent en CDD d'une durée inférieure à un an
Le préalable avant de mettre en place la procédure
- défini les critères d’évaluation de la valeur professionnelle après avis du Comité Technique,
- établi un document compte rendu de l’entretien professionnel,
- mis en place un organigramme afin de pouvoir identifier le supérieur hiérarchique direct,
- établi une fiche de poste par agent.
L’entretien professionnel étant devenu obligatoire, il n’y a pas besoin de prendre une délibération pour sa mise en œuvre.
Pour les collectivités de moins de 50 agents :
C’est le Comité Technique placé auprès du Centre de Gestion qui émet un avis consulta tif sur les critères exprimant la valeur professionnelle de l’agent.
Les critères portent au moins sur :
- les résultats professionnels et réalisation des objectifs (initialement “efficacité dans l’emploi”)
- les compétences professionnelles et techniques,
- les qualités relationnelles,
- capacité d’encadrement d’expertise ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.
Pour les collectivités de plus de 50 agents :
Elles doivent recueillir l’avis de leur Comité Technique.
- les résultats professionnels obtenus
- les objectifs fixés pour l’année à venir,
- la manière de servir,
- les acquis de l’expérience professionnelle,
- les besoins de formation (en fonction des missions assurées, des compétences à acquérir et du projet professionnel),
- les perspectives d’évolution professionnelle,
- les observations et propositions de l’ agent en termes d’évolution du poste et de fonctionnement du service,
- toutes les mentions ayant une incidence sur les délais de notification, de révision et de recours.
Les principales étapes de l’entretien professionnel
L’agent est convoqué au moins 8 jours avant la date de l’entretien par écrit ou par mail par le supérieur hiérarchique direct. Cette convocation doit être accompagnée de la fiche de poste de l’agent et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel ou de notation de l’année précédente.
Conseil : il est important de rappeler à l’agent que la participation à l’entretien est un droit mais également un devoir et que l’entretien est effectué par le supérieur hiérarchique direct.
Seul le supérieur hiérarchique direct peut procéder à l’entretien d’évaluation sous peine d’irrégularité de la procédure.
Conseils :
- il est important de bien identifier le supérieur hiérarchique direct dans la fiche de poste de l’agent.
- Il est conseillé de prévoir en cas d’absence du supérieur hiérarchique N+1, les possibilités de délégation au N+2.
- A noter que l’évaluateur peut avoir un grade inférieur à celui de la per sonne évaluée.
Les éléments sur lequel porte l’entretien professionnel (article 3 du décret) :
Résultats professionnels obtenus :
- bilan de l’année écoulée,
- rappel des objectifs fixés lors de la dernière évaluation,
- rappel des différentes activités
Fixation des objectifs pour l’année à venir :
- Détermination des objectifs avec perspectives d’amélioration des résultats professionnels.
Manière de servir du fonctionnaire, à savoir :
- efficacité dans l’emploi et réalisation des objectifs,
- compétences profe ssionnelles et techniques,
- qualité relationnelles,
- capacités d’encadrement ou d’expertise, ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.
- Acquis de l’expérience professionnelle,
- Capacités d’encadrement,
- Besoins en formation,
- Situation du CPF
- Perspectives d’évolution professionnelle (carrière, mobilité)
- Appréciation générale du supérieur hiérarchique direct.
L’appréciation littérale porte sur la valeur professionnelle du fonctionnaire au regard des critères d’évaluation auxquels il est soumis.
L’entretien professionnel peut permettre également de faire évoluer la fiche de poste de l’agent.
Le CREP est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct. L'autorité territoriale pourra formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations.
- Dans un délai maximum de 15 jours, le compte - rendu est notifié à l'agent, éventuellement par une remise en main propre contre décharge. Il faut le cas échéant le compléter par des observations.
- L’agent n’a plus de délai imposé pour retourner le compte - rendu (initialement 10 jours). Aussi, il peut être utile de prévoir une date de retour. Si l’agent refuse de signer le compte - rendu, une mention sera portée sur le document.
- L’autorité territoriale doit signer le compte, accompagné éventuellement de ses observations
- Le CREP est versé au dossier de l ’agent
L'agent dispose de 15 jours francs suivant la notification du CREP pour saisir l’autorité territoriale d’une demande de révision.
Cette dernière a 15 jours pour notifier sa réponse à l’agent. Si l’autorité territoriale ne répond pas dans le délai de 15 jours, elle est réputée avoir rejeté la demande de révision.
En cas de refus de l ’autorité territoriale de modifier le CREP, l’agent a un mois pour saisir la CAP pour avis.
L’autorité territoriale communique à l'agent sa décision et lui notifie le compte - rendu définitif. Une demande de révision peut également s’effectuer par l’exercice des recours de droit commun : recours gracieux et recours contentieux.
Remarque importante :
Pour les collectivités de moins de 50 agents, les critères d’évaluation ont reçu un avis favorable en Comité Technique dans sa séance du 08 septembre 2011.
En conséquence, les collectivités qui souhaitent utiliser ces critères n’auront pas besoin de saisir le Comité Technique.