Pour bénéficier d’un local, les organisations syndicales doivent être représentées au comité social territorial local ou au conseil supérieur de la fonction publique territoriale (CSFPT), et avoir une section syndicale au sein de la collectivité territoriale ou de l’établissement public.

L’obligation de mise à disposition d’un local dépend du nombre d’agents publics relevant de la collectivité territoriale, de l’établissement public ou, le cas échant, du Centre de gestion.

• Lorsque l’effectif est inférieur à 50 agents, les collectivités territoriales et établissements publics concernés ne sont pas soumis à cette obligation,
• Lorsque l’effectif est compris entre 50 et 500 agents, l’autorité territoriale doit mettre à la disposition des organisations syndicales un local commun,
• Lorsque l’effectif est supérieur à 500 agents, l’autorité territoriale doit attribuer des locaux distincts à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Les locaux mis à la disposition des organisations syndicales représentatives sont situés dans l’enceinte des bâtiments administratifs, sauf en cas d’impossibilité. Dans le cas où l’autorité territoriale est contrainte de louer des locaux, elle en supporte la charge.

Le local doit comporter les équipements nécessaires pour permettre l’exercice de l’activité syndicale (mobilier, poste informatique, connexion au réseau internet, téléphone, accès aux moyens d’impression).

A défaut de possibilité de mise à disposition de locaux équipés, l’autorité territoriale doit verser aux organisations syndicales représentatives une subvention leur permettant de louer et d'équiper un local.

Aux termes de l’article 9 du décret n°85-397 du 3 avril 1985 modifié, les collectivités territoriales et établissements publics doivent permettre l’affichage des informations d’origine syndicales :

• Aux organisations syndicales déclarées dans la collectivité territoriale ou l'établissement public,
• Aux organisations syndicales représentées au CSFPT.

Pour ce faire, l’autorité territoriale doit mettre à disposition des panneaux d’affichage réservés à cet usage, en nombre suffisant et de dimensions convenables. Ils sont aménagés de façon à assurer la conservation des documents.

Ces panneaux sont placés dans des locaux facilement accessibles au personnel, auxquels le public n'a pas normalement accès, et déterminés après concertation entre les organisations syndicales et l'autorité territoriale.

Cette dernière est obligatoirement informée de tout affichage par la transmission d'une copie du document affiché ou par la notification précise de sa nature et de sa teneur. Elle ne peut s'y opposer, sauf documents diffamatoires ou injurieux.

Les documents d’origine syndicale peuvent être distribués aux seuls agents de la collectivité territoriale ou de l’établissement public, dans l'enceinte des bâtiments administratifs, sous réserve des conditions suivantes :

• Cette distribution ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service,
• Si celle-ci a lieu durant les heures de service, elle ne peut être assurée que par des agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une décharge d’activité de service,
• Un exemplaire du document doit être communiqué, pour information, à l’autorité territoriale.

• Les réunions statutaires ou d’information :

Toutes les organisations syndicales peuvent tenir des réunions statutaires ou d'information. Celles-ci doivent avoir lieu en dehors des horaires de service ou ne concerner que des agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d’une autorisation d’absence.

• Les réunions mensuelles d’information :

Des réunions mensuelles d'information d'une heure peuvent être organisées par les seules organisations représentatives. Les agents peuvent y participer, y compris pendant leurs heures de service. Les organisations peuvent regrouper leurs heures par trimestre.

Chaque agent a le droit de participer à l'heure mensuelle d'information de son choix ou aux réunions tenues sur des heures regroupées. Un même agent ne peut bénéficier de plus de 12 heures d’autorisation d’absence par an, au titre des réunions mensuelles d'information, délais de route non compris.

• Les réunions d’information spéciales :

Pendant une période de six semaines précédant le jour du scrutin organisé pour le renouvellement de tout organisme consultatif, chacun des membres du personnel peut assister à une réunion d’information spéciale, dont la durée ne peut excéder une heure par agent. Cette heure d'information spéciale s'ajoute au quota de 12 heures d'autorisation d'absence par an.

Cette réunion spéciale peut être organisée par toute organisation syndicale candidate à l’élection.

• Les dispositions communes à toutes les réunions :

Chaque réunion d’information ne peut s’adresser qu’aux agents appartenant à la collectivité territoriale ou l’établissement public, dans lequel la réunion est organisée.

Ces réunions doivent faire l’objet d’une demande d’organisation préalable. Celle-ci doit être formulée une semaine au moins avant la date de la réunion, elle ne peut être rejetée en raison de l'ordre du jour.

Ces réunions doivent avoir lieu en dehors des locaux ouverts au public, sans que le fonctionnement du service soit perturbé et que la durée d’ouverture des services aux usagers soit réduite.

Seuls les agents qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d'une autorisation d'absence peuvent assister aux réunions organisées pendant les heures de service.

Enfin, tout représentant mandaté par une organisation syndicale peut participer aux réunions organisées par cette organisation, même s'il n'appartient pas à la collectivité territoriale ou à l'établissement public concerné. L'autorité territoriale doit être informée de sa venue au moins 24 heures avant la date de la réunion.

En vertu de l’article L. 215-1 du code général de la fonction publique, un congé avec traitement, pour formation syndicale d’une durée maximale de 12 jours ouvrables par an, peut être accordé au fonctionnaire en activité.

L’attribution de ce congé répond à certaines conditions :

• Il est accordé sous réserve des nécessités du service,
• La formation doit se dérouler dans un centre ou un institut agréé par le ministre chargé des collectivités locales,
• La demande est présentée, par écrit, à l’autorité territoriale au moins un mois avant le début de la session. L’autorité territoriale dispose alors de 15 jours pour statuer. A défaut de réponse expresse, au plus tard le quinzième jour qui précède le début de la session, le congé est réputé accordé. Les décisions de rejet sont communiquées à la commission administrative paritaire et doivent être écrites et motivées,
• Dans les collectivités territoriales ou établissements publics employant 100 agents ou plus, ces congés sont accordés dans la limite de 5% de l’effectif réel.

Au terme de la session, le centre ou l’institut délivre à chaque agent une attestation constatant l’assiduité, attestation que l’intéressé doit remettre à son autorité territoriale, au moment de la reprise de ses fonctions.

Ces autorisations d’absence sont accordées, sous réserve des nécessités du service, aux représentants syndicaux, mandatés ou nommément désignés par les statuts de l’organisation syndicale, pour participer aux congrès ou aux réunions des organismes directeurs des unions, fédérations ou confédérations de syndicats.

Si ces dernières ne sont pas représentées au Conseil commun de la fonction publique, la durée des autorisations d’absence accordées à un même agent, au cours d’une année, ne peut excéder dix jours. Cette limite est portée à vingt jours si elles sont représentées au Conseil commun de la fonction publique.

Les limites de dix et vingt jours ne sont pas cumulables entre elles. Un même agent ne peut bénéficier de plus de vingt jours par an.

En référence à la circulaire du 20 janvier 2016 :

• Est considérée comme congrès, une assemblée générale définie comme telle dans les statuts de l'organisation considérée, ayant pour but d’appeler l’ensemble des membres à se prononcer sur l’activité et l’orientation du syndicat, soit directement, soit par l’intermédiaire de délégués spécialement mandatés à cet effet ;
• Est considéré comme organisme directeur, tout organisme ainsi qualifié par les statuts de l’organisation syndicale considérée (conseil syndical, commission exécutive ou bureau) ;

Les syndicats nationaux, locaux ainsi que les unions régionales, interdépartementales et départementales des syndicats qui leur sont affiliés disposent des mêmes droits.

La circulaire du 20 janvier 2016 précise que le décret ne limite pas le nombre d’agents susceptibles de bénéficier des autorisations d’absence. Ils doivent avoir été désignés, conformément aux dispositions des statuts de leur organisation, et justifier du mandat dont ils sont investis.

Les agents doivent adresser leur demande d’autorisation d’absence, appuyée de leur convocation, à l’autorité territoriale au moins trois jours moins avant la date de la réunion. Les refus d’autorisation d’absence font l’objet d’une motivation de l’autorité territoriale.

Les délais de route ne sont pas pris en compte dans la durée de ces autorisations d’absence.

Se voient accorder une autorisation d’absence, sur simple présentation de leur convocation, les représentants syndicaux (titulaires et suppléants) ainsi que les experts, appelés à siéger :

• Au Conseil commun de la fonction publique ;
• Au Conseil supérieur de la fonction publique territoriale ;
• Au Centre national de la fonction publique ;
• Aux Comités sociaux territoriaux ;
• Aux formations spécialisées des comités sociaux territoriaux ;
• Aux Commissions administratives paritaires ;
• Aux Commissions consultatives paritaires ;
• Aux Conseils de discipline ;
• Aux Conseils médicaux.

Les représentants syndicaux bénéficient des mêmes droits lorsqu’ils participent à des réunions de travail convoquées par l’autorité territoriale ou à des négociations.

La durée de l’autorisation d’absence comprend, outre les délais de route et la durée prévisible de la réunion, un temps au moins égal à cette durée pour permettre aux intéressés d’assurer la préparation et le compte rendu des travaux.

Conformément à la circulaire du 30 janvier 2016, ces autorisations d’absence sont accordées de droit. Elles ne peuvent pas être refusées pour nécessités de service.

Ces autorisations se cumulent avec celles accordées pour assister aux congrès et aux réunions des organismes directeurs.

Il s’agit des autorisations d’absence accordées aux représentants syndicaux, pour participer aux congrès ou aux réunions statutaires des organismes directeurs des organisations syndicales d’un autre niveau que ceux mentionnés à l’article 16 du décret n°85-397 du 3 avril 1985 modifié.

Autrement dit, ces autorisations d’absence sont accordées aux syndicaux locaux ou aux sections syndicales locales, pour la tenue de leurs réunions de bureau ou lors de la tenue d’un congrès syndical local.

Les agents bénéficiaires sont désignés par les organisation syndicales, parmi leurs représentants en activité dans les collectivités territoriales et établissements publics.

En référence à l’article 14 du décret n°85-397 du 3 avril 1985 modifié, le contingent d’autorisation d’absence est calculé au niveau de chaque comité social territorial :

• Proportionnellement au nombre d’électeurs inscrits sur la liste électorale du comité social territorial ;
• A raison d’une heure d’autorisation d’absence pour 1000 heures de travail effectuées par les électeurs inscrits sur la liste électorale du comité social territorial.

Une fois ce contingent global calculé, et conformément à l’article 13 du décret n°85-397, le résultat est ensuite réparti entre les organisations syndicales, compte tenu de leur représentativité, comme suit :

• La moitié entre les organisations syndicales représentées au comité social territorial, en fonction du nombre de sièges qu’elles détiennent ;
• L’autre moitié entre toutes les organisations syndicales ayant présenté leur candidature à l’élection du comité social territorial, proportionnellement au nombre de voix qu’elles ont obtenues.

Ce calcul est réalisé :

• Par le Centre de gestion pour les collectivités territoriales et établissements publics de moins de 50 agents, dont le comité social territorial est placé auprès du Centre de gestion ;
• Par chaque collectivité territoriale et établissement public, dès lors qu’elles disposent de leur propre comité social territorial.

La décharge d’activité est une autorisation donnée à un agent d’exercer, pendant ses heures de service, une activité syndicale en lieu et place de son activité administrative normale, tout en étant rémunéré.

La décharge peut être totale ou partielle, cependant, elle ne peut excéder 1607 heures par an, pour un agent à temps plein. Dans le cas d’une décharge partielle, l’agent exerce conjointement son activité professionnelle et une activité syndicale.

La situation administrative de l’agent concerné n’est pas modifiée, il demeure en position d’activité et continue à bénéficier des droits attachés à cette position.

Les organisations syndicales désignent les bénéficiaires des décharges d’activité parmi leurs représentants en activité dans les collectivités territoriales et établissements publics obligatoirement affiliés au Centre de gestion.

Si la désignation d’un agent est incompatible avec la bonne marche du service, l’autorité territoriale motive son refus et invite l’organisation syndicale à porter son choix sur un autre agent.

Les stagiaires qui accèdent pour la première fois à la fonction publique territoriale et les agents qui doivent suivre, d’une manière continue les cours d’un organisme de formation ne peuvent pas bénéficier d’une décharge d’activité de service, même partielle.

Il appartient à chaque autorité territoriale de comptabiliser le nombre d’heures de décharge attribuées aux agents désignés. Le refus opposé à un agent d’utiliser ses décharges de service, au titre des nécessités de service, doit être motivé.

Les décharges d'activité de service sont attribuées annuellement par la collectivité, l'établissement ou le centre de gestion, sous la forme d'un crédit global d'heures, selon un barème appliqué au nombre d'électeurs.

Le contingent de décharges d’activité est réparti entre les organisations syndicales, compte tenu de leur représentativité, de la manière suivante :

• La moitié entre les organisations syndicales représentées au comité social territorial ou aux comités sociaux territoriaux du périmètre retenu pour le calcul du contingent, en fonction du nombre de sièges qu’elles détiennent ;
• L’autre moitié entre toutes les organisations syndicales ayant présenté leur candidature à l’élection du comité social territorial ou des comités sociaux territoriaux du périmètre retenu pour le calcul du contingent, proportionnellement au nombre de voix qu’elles ont obtenues.
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Pour les collectivités et établissements obligatoirement affiliés au Centre de gestion, la répartition est effectuée par ce dernier.

Les dépenses afférentes aux décharges d’activités de service sont supportées par le Centre de gestion pour les collectivités territoriales et les établissements publics obligatoirement affiliées. Celui-ci rembourse à la collectivité employeur les rémunérations, au prorata du nombre d’heures de décharges octroyées à l’agent.

Le Centre de gestion procède au remboursement de la masse salariale liée à ces absences sous réserve de l’autorisation préalable de l’autorité territoriale, uniquement pour l’année en cours.