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Mission archivage

La réglementation

Selon le Code du patrimoine (article L.2012-6), les collectivités territoriales et les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur sous le contrôle technique et scientifique de l’état.

En vertu du Code général des collectivités territoriales (article L.2321-2), les frais de conservation des archives communales constituent une dépense obligatoire pour les communes.

Pourquoi faire appel au service archives du CDG ?

La mission archivage du Centre de gestion du Lot est assurée par un professionnel qualifié, travaillant dans le respect du cadre réglementaire et de la confidentialité, en lien direct avec le Directeur des Archives départementales du Lot.

Une bonne gestion des archives permet leur préservation tout en contribuant à l’efficacité administrative des services.

Depuis 2017, un archiviste itinérant intervient auprès des communes et établissements publics du département afin de les accompagner dans le tri, le classement et l’élimination ainsi que dans la valorisation du patrimoine archivistique.

  • Recherches facilitées

La rédaction d’un instrument de recherche détaillé permet un gain de temps précieux pour les agents et les élus.

Cet outil sert de base pour la rédaction des bordereaux d’élimination et de dépôt à transmettre aux Archives départementales du Lot ainsi que pour les récolements demandés lors des élections municipales.

  • Gain de place conséquent

L’intervention de l’archiviste itinérant permet d’éliminer tous les documents périmés, après visa du Directeur des Archives départementales du Lot, libérant ainsi plusieurs mètres linéaires.

Une nouvelle organisation de l’espace permet un rangement optimisé des nouvelles archives en évitant les refoulements.

  • Valorisation du patrimoine

La réalisation d’un outil de recherche permet aux collectivités de connaître leur fonds d’archives, offrant ainsi la possibilité de le valoriser au-travers d’expositions ou de conférences et de déterminer quels documents peuvent faire l’objet d’un dépôt aux Archives départementales du Lot.

  1. Réception de la demande de diagnostic, accompagnée de la délibération
  2. Réalisation par l’archiviste itinérant du diagnostic technique et envoi d’un devis
  3. Acceptation du devis et signature de la convention
  4. Intervention sur site : 
  • Tri, élimination et classement des archives,
  • Réorganisation de l’espace archivistique,
  • Création d’un instrument de recherche,
  • Formation et sensibilisation du personnel.

A l’issue, une à trois journées de maintenance sont proposées tous les uns à trois ans selon le volume d’archives produit.

  • Diagnostic payant aboutissant à la réalisation d’un devis (déductible du coût total de la mission réalisée)
  • Facturation de la mission à la journée (modalités pratiques qui figurent dans la convention d’adhésion)

Lors du diagnostic réalisé à la mairie de Lamagdelaine, l'archiviste du Centre de Gestion du Lot a évalué le volume d'archives à traiter à 57 mètres linéaires.