Outil de suivi des emplois
Pour rappel, l’article R.1612-58 du CGCT dispose qu’un état du personnel (tableau des effectifs) soit annexé :
- au budget primitif, afin d'éclairer le vote des élus sur les dépenses de fonctionnement ;
- au compte financier unique, pour rendre compte de la situation réelle de l’effectif à la date de clôture de l’exercice (soit au 31 décembre).
La création du contenu du tableau des effectifs s’appuie sur le modèle inséré dans la maquette du budget primitif et du compte financier unique.
En revanche, le tableau des emplois, non prévu règlementairement, n’en demeure pas moins un document essentiel dans la gestion des ressources humaines. En cas de contentieux, la collectivité doit être en mesure de démontrer l’absence d’emploi vacant, en apportant la preuve par tout moyen. À ce titre, le tableau des emplois joue un rôle déterminant.
Le tableau des emplois est actualisé a minima à intervalles réguliers ou lors de chaque modification, ce qui permet de se rapprocher davantage de la réalité en termes de temporalité (contrairement au tableau des effectifs qui constitue une photographie au 31 décembre). De plus, son contenu est libre, celui-ci n’étant pas juridiquement encadré.
Le Centre de Gestion du Lot propose déjà sur son site des modèles de délibération relatifs à la création de différents types d’emplois.
Aujourd’hui, nous souhaitons mettre à votre disposition en complément « un outil de suivi des emplois ». Il vous permettra de suivre tout au long de l’année les mouvements liés aux créations et aux suppressions d’emplois de votre structure.
Cet outil se présente sous la forme d’un tableur Microsoft Excel, composé de deux onglets :
- un onglet dédié au recensement des emplois permanents
- un onglet dédié au recensement des emplois temporaires
Notice
La première étape consiste à compléter la colonne « Filière ».
En fonction de votre choix, des propositions automatiques (non exhaustives) s’afficheront dans les colonnes « Cadre d’emplois et catégorie » et « Grade rattaché à l’emploi ».
Si aucune proposition ne correspond à votre besoin, nous vous invitons à insérer une ligne vierge ne comprenant aucune liste déroulante et à renseigner vous-même les informations.
Les colonnes « Libellé de l’emploi », « Temps de travail de l’emploi », « Effectif Pourvu : fonctionnaire », « Effectif pourvu : contractuel », « Effectif vacant » sont au format champ libre.
Ces premiers éléments peuvent être insérés dans votre délibération de « mise à jour du tableau des emplois ».
Les colonnes « Date et numéro de la délibération créant l’emploi », « Numéro de déclaration correspondant sur le site emploi-territorial.fr », « Nom et prénom de l’agent occupant l’emploi », « Date de nomination sur le grade (fonctionnaire/stagiaire) », « Date de début et de fin de contrat (contractuel) » sont également au format champ libre.
La colonne « Motif de recrutement (contractuel) » propose une liste déroulante qui recense l’ensemble des motifs de recrutement par contrat.
Cette partie est un complément qui vous permettra de suivre l’occupation de chaque emploi.
→ Les contrats « de droit privé » ne doivent pas apparaitre.
Astuce
- Si vous avez besoin de plus de 80 lignes : sélectionnez toute la ligne 80 qui n’a pas encore été complétée, faire clic droit « copier » puis se positionner dans la case A81 et faire clic droit « coller »
- Si vous avez besoin de supprimer une information erronée dans une cellule qui a été complétée à l’aide d’une liste de propositions : placez-vous sur la cellule concernée puis utilisez la touche « Suppr. » de votre clavier ou bien placez-vous sur la cellule concernée, développez la liste déroulante et choisissez l’information
- Pour dater ce document : vous devez faire un « double-clic » sur le nom de l’onglet concerné et vous devez modifier la date sous format « JJMMAAAA »
Nous vous rappelons que vous pouvez retrouver, sur notre site, la structure de chacun des cadres d’emplois dans l'espace Gérer les RH – Carrière – Echelles indiciaires – avancement de grade
Document associé
Tableau de suivi des emplois (au format Excel)